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信息化、网络化环境下构建档案管理新模式

作者 :本站编辑更新时间:2022-01-19

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  1提高档案管理人员的技能,适应新型

管理的需要。长期以来,档案人员一直从事

以纸质为存储介质的档案管理工作,习惯于

传统的管理方法和管理模式,信息化和网络

化时代需要档案管理人员掌握现代化的技

术方法,树立现代化档案管理的意识,适应

电子档案管理工作。电子档案的产生必然引

起传统的档案管理模式、服务方式等方面发

生巨大变化,这就要求提高档案专业人员的

技能,才能为读者提供以网络为基础的全方

位的信息服务。为此,档案部门应努力培训

一批既熟悉计算机和网络技术,又熟悉档案

管理工作,“一专多能”有开拓精神的复合型

人才,从事档案信息的管理开发工作。

   2.明确目标要求,解决档案数字化信息

长期保存问题。将档案信息以稳定的格式储

存在稳定的载体上并不是就一劳永逸的,仍

需要解决档案的长期保存问题。因为电子化

档案的格式也可能过时,载体也会腐坏,因

而仍然需要随着科学技术发展对需要长期

保存的档案进行新、旧数字平台之间的转

换,必须确立选择评价技术方案的原则和标

准,以解决档案数字化信息长期保存问题。

   首先,选择技术方案必须明确保存的目

标。具体说来保存目标是:保证信息载体的

物理安全,保证信息内容的准确,保证信息

的可理解和可获取。另外还要从用户角度明

确保存的要求,明确用户和用户需求,更好

地平衡各方面的需求,保证信息的真实性、

凭证性和可用性和易处理性。

   其次,保存策略必须满足以下要求:一

是时间上的可延展性和空间上的包容性。保

存必须可以保证档案数字化信息在相当长

的时间保证存取,并能够优化升级,当档案

技术、要求发生变化时可以继续延用。除此

之外还要保证该策略应适用于所有文件种

类和媒体类型。二是使用中的简易性和灵活

J吐。保存策略在技术实现和使用操作时应尽

量简单,经济上可行以保证其可普遍推广,

不断借助计算机实现速度提高和成木降低,

随意执行现有的所有功能,最大限度地为行

政和法律上的管理提供服务。保存策略自身

须具有灵活性,以便将来可随时根据一份特

定的文件、特定类型的文件、文件组合的要

求改变保存方案。三是最低风险和最大功

能。尽量要避免翻泽、转移的程序,减少的人

为十预,降低人力和数据丢失的可能。转换

后的文件还要保留尽可能多的文件原始功

能、外观等特征,并给每个文件设定标签信

息和元数据,以方便识别,为文件管理奠定

基础。四是可发展性。保存策略不仅适用于

现有技术条件下,也要为将来可能出现的软

硬件技术和信息类型作考虑,因而保存解决

方案在技术上需要能够发展。

   3大力开发特色档案资源,实现馆际共

享。在传统档案管理工作中,主要仟务就是

对大量而复杂的档案进行整理、编目、检索、

服务、统计和库房管理等工作。信息技术和

网络技术发展后,信息化、自动化把档案管

理人员从繁重、复杂的手工劳动中解脱出

来,有时间和精力致力于档案咨询、编研等

工作,进而提供更多、更好、可资借鉴的档案

信息资源服务。一定数量的高质量的档案信

息资源是档案信息资源建设工作的基础。在

信息时代,因为可以通过网络相互交流信

J息,只有各档案馆联网的档案信息资源各具

特色,才能共享更多的资源。因此,每个档案

馆都必须建立起各具特色的档案信息资源。

同时,在档案信息资源建设中,应该加强馆

际协调,使档案馆馆藏信息资源结构更加合

理,方便馆际间档案信息协作,更好地为读

者服务。

   4.规范档案管理权限,加强保密与防

伪。无论是传统档案管理还是现代化的管

理,保密问题都是不容忽视,才能保证国家、

企事业单位以及公民个人的各种权益;才能

保护政治秘密、军事秘密、经济秘密、科技秘

密等。所以,在网络上提供档案信息要做到

合理、合法,确保秘密不被泄露,但还要方便

档案的利用,处理好两者的关系是真正发挥

网络档案的优势的关键。档案人员可以通过

权限设置,用来控制用户对所需档案的享用

程度,从而确保档案资源不会被滥用,这样

可以促进网上档案馆的健康发展。

   信息化时代对档案的操作相对容易,

档案工作人员要针对利用者情况,运用计

算机的限读、禁止删除、禁止复制功能,保

证电子档案不至泄密。电子档案中的文字

一日_被篡改就难以识别,因此,必须保存与

保护电子档案副木,定期对比检查档案正

木与副木。档案馆与利用者之间信息传输

也容易造成泄密,通过计算机网络传输电

子档案信息时必须要运用数据加密、用户

识别、终端识别等技术,防止在传输过程中

泄密与档案的篡改。

   在信息化和网络化时代,技术进步能够

给档案工作带来更高的效率和更大的使用

便利,同时需要提高相应人员的素质,针对

新的档案保存方式设计新的保存方案,在新

的条件下加强档案的保密与防伪,并能够开

发独具特色的档案资源,以便实现和其它档

案馆的共享,进而提高档案的使用价值。

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