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在知识经济条件下,高素质的员工成为企业最重要的财富,企业成人教育成为提高企业竞争力的一个重要手段。在成人教育过程中形成大量重要的档案资料,如何管理好、利用好成人教育档案,为企业的改革和发展提供重要的信息和决策依据,这一问题应该引起企业领导和档案管理者的高度重视。
一、企业成人教育档案的特点
1、社会性:成人教育档案是对普通高等教育的有机补充,是适合我国国情的一种教育模式。学员可以是高中毕业生,也可以是待业青年、在职职工,学生数量多、涉及面广,因此不像普通教育档案那样集中、单纯。
2、多样性;企业成人教育档案按学习形式可分为:脱产教育(全日制)学生、夜大学生、函授学生、继续教育学员、自考辅导班学员;按学历分为本科、专科、二学历、高职、职工中专等层次,所以档案成份相当复杂,管理起来有一定难度。
3、特殊性:企业成人教育学习形式各种各样,有在校内上课有在校外上课;学制从几个月到几年各不相同。另外教学工作的非日常性,专业设置的非稳定性,都给企业成人教育档案管理工作带来一定的难度。
4、复杂性:企业成人教育档案可以说是“麻雀虽小,五脏俱全”,比起普通高等教育的档案管理,不管从归档内容、收集难度等都毫不逊色。企业成人教育档案的内容包括:文书档案、教学档案、招生档案、学籍档案、毕业生档案等等。
二、企业成人教育档案的管理
1、重视档案的收集工作。收集工作是档案工作的起点和基础,档案工作者应根据企业成教档案的特点,改变过去“坐等待收、守摊待用”的传统作风,主动上门服务,做到随时收集与定期收集相结合,集中收集与分散收集相结合,专职人员与兼职人员相结合。收集的内容包括(1)文书档案:上级下达的有关成人教育的各种文件,本单位的会议记录、规划、计划、规章制度、经验材料、教学改革、评估检查、各种统计报表等。(2)招生档案:招生工作文件,招生计划、宣传、总结,录取新生名单,合作办班合同,学员名单等。(3)学籍档案:学生登记表、卡片,成绩册,学籍变更材料,奖惩处分材料等。(4)教学档案:教学计划、教学大纲、课程设置、教材、教学进度、课程表、聘任教师和辅导员登记表,对授课教师教学评价材料、抽取的典型备课记录,考试方案、试题、题库、考试成绩单,实习计划、总结及优秀实习报告等。(5)毕业生工作档案:毕业论文、毕业生名单、毕业证书发放存根,本科毕业生学位评定文件、授予学位学员名单,毕业生跟踪调查及反馈材料等。
2、规范档案的立卷工作。企业成人教育档案虽然种类多,内容复杂,存放分散,但也和其他档案一样有其自身的规律性。企业的成人教育是在普通高等教育的基础上发展起来的,在管理模式、管理思路和管理水平上都借鉴了普通高等教育的一些规范、成熟的做法,具有法定的学制规范和固定的学时安排,在管理上以每届学生,每一年为单位体现出较强的一致性。这就使得每届学生从入学到毕业所形成的档案材料不仅种类大同小异,内容上呈现一定的规律性,而且形式固定,格式统一,非常便于整理和立卷。特别是占成人教育档案绝大部分的各种统计表、新生录取工作名册,学生学籍卡、表、成绩册、教学计划、教学大纲等都具有格式化、统一化的特点。根据它的规律性,在立卷时,保持他们的历史联系,分门别类,使案卷正确反映档案的性质和基本面貌,便于保管和利用。
3、注重档案的分类工作。对企业成人教育档案实体进行系统整理,科学分类,实现分类编目科学化,是档案工作的保管、鉴定和利用的基础。在分类中要符合企业成人教育档案形成的客观规律和固有特点,保持它们的密切联系,使企业成人教育档案成为一个严密的科学体系。长期以来企业成人教育在管理体制、教学内容、教学方法、考试方式等方面都以普通高等教育为准则,所以企业成人教育档案的分类可以参照《高等学校档案实体分类法》,对所有的档案分类、整理、组卷、装订,按照国家标准准确提示档案文件的外形特征和内容特征,并在案卷目录、卷内目录、全引目录、文件字号目录、专题目录等方面实行计算机编制,案卷封面、备考表及脊背均按国家标准填写。按照档案材料的内容性质,将其分门别类进行管理,以便查找利用。
4、强化档案的管理工作。档案管理人员要尽职尽责、遵守制度、依法办事、规范管理。一是要求单位的档案不得外借,遇有特殊情况,经负责人批准可以提供查阅或者复制原件。二是要求档案室、柜内不允许存放其他物品,档案室内要放置吸潮物,档案柜内要放置防虫药品,有条件的还应安装报警器,并坚持经常查看、打扫,发现隐患及时清除,做到防火、防尘、防盗、防潮、防霉、防虫蛀鼠咬,使成教档案管理达到安全化、制度化、科学化、标准化和经常化。三是对磁性介质档案管理注意做好防磁、防热、防污染、防有害生物等工作,重要的档案应双备份,要定期进行检查,定期进行复制,分别存放。四是积极运用现代技术设备和手段管理档案,改变传统以手工为主的管理方式,提高档案的管理水平和利用率。
三、几点思考
1、增强档案管理意识,重视企业档案管理工作
企业领导要充分认识到成人教育档案对企业发展和科技进步的重要意义。领导者应该站在全新的角度审视档案工作,使档案工作从保守型机制,封闭型发展模式中摆脱出来,使他们重新认识企业成人教育档案的重要性,让他们把一定的精力放到这方面来,档案工作者要多向他们宣传档案工作的重要性,用工作成绩影响他们。使领导关注档案工作,从硬件设施、软件管理各方面提供便利的条件,并形成从上至下重视档案管理的良好风气,促使档案管理水平提高。
2、强化业务学习,提高企业成人教育档案管理水平
企业成人教育档案管理人员多为兼职,缺少档案管理应有的专业知识,计算机应用知识,造成档案管理工作整体水平不高,制约着企业成人教育档案管理工作的顺利发展。因此档案管理人员应不断提高业务素质,对企业成教档案中价值高的信息反应迅速而灵敏,对那些和企业生产、经济效益直接相关的资料应及时整理收集,为领导的决策提供依据。对档案管理人员进行有关档案法规、档案专业知识、电算化知识等方面的培训学习,并组织相关的交流研讨活动,培养复合型人才。
3、建立健全规章制度,保障企业成人教育档案管理的规范化
长期以来企业没有一套严格得档案管理制度,或者制度执行力度不够。为确保档案的齐全、完整、规范管理,应依据国家的法律法规和档案管理的有关规定,制定出企业成人教育档案管理规章制度,如:《成人教育档案管理办法》、《文件材料的收集与归档办法》、《档案保管制度》、《借阅制度》等,这样工作起来便有章可循,有法可依,保障企业成教档案管理向规范化、科学化、制度化迈进。
4、加快信息化建设,促使成人教育档案管理现代化
《档案法》中规定:“采用先进技术,实现档案管理现代化”。 企业成教档案现代化建设的基础是相关硬件和数据库建设。近年来,国内外在档案信息化建设方面已经取得了很大进展,档案管理工作的社会服务功能大大加强,但我国企业档案信息化进程相对落后,因此,在企业档案管理中应积极推广应用现代化科学技术,代替传统的以手工为主的档案管理方式,使档案的收集、整理、保存和查询电子化、网络化,实现成人教育档案管理的信息化与资源共享。现代的管理手段,使之不但能准确、系统地查找到所需要的有关档案资料,而且能提高工作效率,更好地为企业成人教育工作服务。
5、强化服务意识,做好企业成人教育档案利用工作
企业成人教育档案管理的最终目的是为了提供利用。传统的服务方式处于一种被动地位,这种服务方式制约了档案的利用,无法适应企业成人教育档案的改革发展。因此,要求档案工作者要有创新意识、服务意识、奉献意识、宣传意识,作为窗口部门的工作者,必须树立全心全意为人民服务的精神,必须有一颗平常心脚踏实地,同时发挥其积极导向作用,变被动服务为主动服务,便被动利用为主动力利用,充分开发成教档案信息资源,不断拓展业务范围与服务领域,积极探索行之有效的档案管理途径,为企业的发展提供良好的服务。
总之,通过建立和规范企业成人教育档案管理工作,可以充分发挥档案在企业成人教育教学、科研和管理工作中的作用,同时为企业积累有效的成人教育资源,为其继续发展、提高办学质量打下深厚的基础,为提高企业的竞争力做出贡献 职称论文发表网http://www.issncn.com
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